オフィスソフトウエアと専用ソフトウエア（２／２）

マイクロソフトオフィスのソフトを入れて、さあ仕事をしようということで開始しました。それでそれがすべての解決になるかというと

これがならないのです。

最初のうちは個人事業も小企業の最初もほぼ同じくらいです。お客さんという取引先も数社、かかってくる電話も一日数件、そんなところから開始でしょう。

もちろん、受注管理から仕事を完了し、請求書の発行まで見事にスムーズに行くと思います。当然ですが、オフィスにはビジネスレターの定型文や送り状の見本は山ほど入っていますから、これを利用することも出来るでしょう。

さらに請求書も、自社にあわせたデザインも発行することが出来ます。

そしたら、なにが不満か・・・・
なにが問題かといわれると

何もないのです。


見事にPCを使ったスタンドアローンといわれる、コンピューターシステムのできあがりです。


ところが

「社業がうまくいき、お客が数件だったのが数十を超え、作業先や届け先が１００を越えた 」

こんなレベルは運輸会社に関わらず、小さな会社では必ず、踏んでいく轍だと思います。また越えなければ、会社として立ちゆきません。

ここで大きな問題が発生します。

PCを増やさなければ、対応がつかなくなります。人も増やそうPCも増やそうということでかりに１０台を越えた場合どんなことが発生するか。

●本格データベースが無い

オフィスにはフルオプションで購入した場合、アクセスというデータベースが付属しています。顧客リストも数百くらいまでなら全く問題無く動作しますが、それを越えたとたんに速度が激減します。

●連携が無い

オフィス各ソフトは連携されている面もありますが、基本的にばらばらです。つまり受注をエクセルで入れて、ワードで送り状を作って、またエクセルで請求書を作ってのばらばら作業の繰り返しです。

● 複数マシン

さらにオフィスは基本的に数台以内の小さなオフィスで使用することを前提としていると思われます。つまり、数台以上の複数のPCが連携で複雑な作業をするようには出来ていません。

ここまで来たときにほとんどの人が気がつきます。あれ、このソフトって
以外と速度が遅い、入力するのが複数箇所に同じことを入れなければならない。

効率化で導入したコンピュータが足を引っ張り始めます。世の中の標準でいうと送り状や請求書はエクセルで印刷されたものを送るのが正しく、当然のことながら印刷文書をつくるのが毎月のルーチンになってきます。

「これは仕方がないのでPCを使えるパートさんを入れよう」

当然のことながら、賃金の支払いはしなければなりません。社業が伸びているのだから当然のことだとだれもが思うし社長や役員も当然ということで人員を増やしにかかります。ところが、ここに大きな落とし穴があるのです。


仮にこのまま社業が伸びていったら、人を増やすだけで良いのだろうか。
実はPCを入れる前に比べ効率が落ちていないかということに初めて気がつき始める頃です。

つまり増収増益にならず増収減益に陥るのです。

市販のオフィスソフトウエアは個人には極めて有効なツールです。論文を書いたり、個人企業や個人営業の人が使うツールとしてはほぼ完璧でしょう。全ての道具がそろっていますから、大企業がつくるようなプレゼンも、見積もりも請求書も個人で発行することができます。

でもそれは個人向けであって、企業むけではないのです

 

オフィスソフトウエアと専用ソフトウエア（１／２）

中小運輸業に関わらず中小企業ではよく使われているPCソフトとしてオフィスがあります。

マイクロソフトが大々的に売り出しているソフトですから、安心ということもあり、普及しています。さてオフィスソフトが入るとなにができるか。

①エクセルによる計算表を簡単につくることができる。

　（経理の集計、給与計算、明細表、請求書）

②ワードにより送り状やビジネスレターが作れる。

　（案内状、契約書、送り状などの文書すべて）

③パワーポイントなどにより営業資料が作れる。

　（プレゼン資料、販売促進資料、説明書など）

④アクセスによる簡易データベースが使える。

　（従業員、車両、顧客住所、請求先などのマスターデータ）

このようなことが出来てしまうわけです。個人企業の方や、小さい数人の企業でしたら、たぶん全部これですんでしまうでしょう。

経理の計算、ビジネスレター、請求書発行、営業資料、顧客データ保存等、全部ができるようになります。

それじゃ、一般的に販売されている、高価な受注ビジネスソフトや、大手コンピューターメーカーがつくる会社の業務ソフトとなにが違う？

 ということになるわけです。


たとえば、大手電機メーカーにシステムをお願いした場合は、彼らはきちんとしたサーバを設置・保守から、専用のシステム構築までを全てオーダーメイドで作成してくれます。そして、場合によっては彼らの専用要員まで配置して、会社が独り立ちしてシステムの面倒を見れるまでサポートしてくれます。ところが、こういう大手電機メーカーにシステムを依頼すると、最低で数千万円以上で上限は何億円という様な値段がつきます。

でもやっていることといったら、先に話した、オフィスのやってることと大差は無いかもしれないのです。

じゃあ、オフィスを高いバージョンを買っても６万円から８万円くらい要するに、１０万円に満たない価格と、５万円くらいのディスクトップPCそれにディスプレイとプリンター、あとインターネット回線を引けばスモールオフィスのできあがりです。

ここまで締めて２０万円もあればおつりが来ます。

「ある会社はトータルな業務システムを作るのに２億円かかった。ところが同じ機能をもつものがたったの２０万円だ。」

ということを経営者は気がつくのです。

これは逆説的ですが、正しい場合があります。じゃあ、大手電機メーカーなどいらん、全てマイクロソフトのオフィスですむじゃないかということになってしまいます。

そして、中小企業のオフィスソフトウエアの信仰が始まるのです。そして、中小企業どころか中企業にいたるまでこのオフィスは浸透しています。

ところが、ここに大きな落とし穴があるのです。


 続く

運輸・配送システム

株式会社ディジタル・ドリーム・ファクトリーの鈴木と申します。

弊社が、ここの２年間にわたり、運輸・配送システムを作った時に出会った困難や、システム化の落とし穴、また、システム化に対する問題点など、ご紹介するブログを作っていきます。

いま、中小運輸業界はまさに、競争化、安価な価格競争の波に飲み込まれていると思います。これを打ち破るため、PCを使いましょう。

運輸業界の方々は、せっかく安くなったハードの恩恵を受けることが少ないと思いますが、同じ中小企業である、弊社がご協力いたします。いまこの安いハードウエアとしてのPCや、携帯電話、そして爆発的に広がったインターネット、これらを使わない手はありません。

こうして広がった世界で、勝ち残るには、省力化が大事です。

PCなどの機械の良い点は人間のように疲れません、文句も言いません、電気さえ供給しておけば給料も払う必要もありません。２４時間３６５日働かせても、労働問題にもなりません。

こんな便利なPCを使うために、弊社は協力していきたいと思っています。
このブログも、必ずや、中小運輸業種の方々にはお役にたてると思います。