オフィスソフトウエアと専用ソフトウエア（２／２）

マイクロソフトオフィスのソフトを入れて、さあ仕事をしようということで開始しました。それでそれがすべての解決になるかというと

これがならないのです。

最初のうちは個人事業も小企業の最初もほぼ同じくらいです。お客さんという取引先も数社、かかってくる電話も一日数件、そんなところから開始でしょう。

もちろん、受注管理から仕事を完了し、請求書の発行まで見事にスムーズに行くと思います。当然ですが、オフィスにはビジネスレターの定型文や送り状の見本は山ほど入っていますから、これを利用することも出来るでしょう。

さらに請求書も、自社にあわせたデザインも発行することが出来ます。

そしたら、なにが不満か・・・・
なにが問題かといわれると

何もないのです。


見事にPCを使ったスタンドアローンといわれる、コンピューターシステムのできあがりです。


ところが

「社業がうまくいき、お客が数件だったのが数十を超え、作業先や届け先が１００を越えた 」

こんなレベルは運輸会社に関わらず、小さな会社では必ず、踏んでいく轍だと思います。また越えなければ、会社として立ちゆきません。

ここで大きな問題が発生します。

PCを増やさなければ、対応がつかなくなります。人も増やそうPCも増やそうということでかりに１０台を越えた場合どんなことが発生するか。

●本格データベースが無い

オフィスにはフルオプションで購入した場合、アクセスというデータベースが付属しています。顧客リストも数百くらいまでなら全く問題無く動作しますが、それを越えたとたんに速度が激減します。

●連携が無い

オフィス各ソフトは連携されている面もありますが、基本的にばらばらです。つまり受注をエクセルで入れて、ワードで送り状を作って、またエクセルで請求書を作ってのばらばら作業の繰り返しです。

● 複数マシン

さらにオフィスは基本的に数台以内の小さなオフィスで使用することを前提としていると思われます。つまり、数台以上の複数のPCが連携で複雑な作業をするようには出来ていません。

ここまで来たときにほとんどの人が気がつきます。あれ、このソフトって
以外と速度が遅い、入力するのが複数箇所に同じことを入れなければならない。

効率化で導入したコンピュータが足を引っ張り始めます。世の中の標準でいうと送り状や請求書はエクセルで印刷されたものを送るのが正しく、当然のことながら印刷文書をつくるのが毎月のルーチンになってきます。

「これは仕方がないのでPCを使えるパートさんを入れよう」

当然のことながら、賃金の支払いはしなければなりません。社業が伸びているのだから当然のことだとだれもが思うし社長や役員も当然ということで人員を増やしにかかります。ところが、ここに大きな落とし穴があるのです。


仮にこのまま社業が伸びていったら、人を増やすだけで良いのだろうか。
実はPCを入れる前に比べ効率が落ちていないかということに初めて気がつき始める頃です。

つまり増収増益にならず増収減益に陥るのです。

市販のオフィスソフトウエアは個人には極めて有効なツールです。論文を書いたり、個人企業や個人営業の人が使うツールとしてはほぼ完璧でしょう。全ての道具がそろっていますから、大企業がつくるようなプレゼンも、見積もりも請求書も個人で発行することができます。

でもそれは個人向けであって、企業むけではないのです